Способы уведомления о проведении осс. Возможность уведомления клиента в рамках договора по СМС или электронной почте

Когда необходимо официальное информирование

Необходимость официально сообщить контрагенту некоторую информацию может быть предусмотрена договором или законодательством. При этом в договоре могут быть предусмотрены санкции (штрафы), если это не сделано, или сделано не вовремя. Кроме того, наше гражданское законодательство предусматривает право пострадавшего требовать возмещения своих потерь и / или упущенной прибыли, которые он понес из-за отсутствия у него информации. Понятно, что формулировка расплывчатая, она оставляет простор для работы юристов, но лучше застраховать себя от претензий по этому поводу.

Поэтому обсудим, как правильно информировать контрагентов, чтобы претензий не могло быть.

Что включить в договор

Прежде всего необходимо договориться о форме уведомления. Лучше всего включить соответствующий пункт в договор. Чуть ниже рассмотрим распространенные формы официальных информационных сообщений. Рассмотрим их и способы подтверждения, что информация действительно была направлена. Кстати, процедуру подтверждения факта отправки тоже лучше прописать в договоре.

Также в договоре или дополнительном соглашении нужно зафиксировать, какая дата считается датой уведомления. Вариантов тут два. Во-первых , датой может считаться дата отправки (дата составления в случае, когда контрагент должен забрать уведомление сам, в удобное для него время). В этом случае все риски, связанные с несвоевременной доставкой, берет на себя контрагент. Во-вторых , датой может считаться дата получения информационного письма контрагентом. Тут все риски недоставки ложатся на Вас. По умолчанию, если иное не прописано в договоре, датой уведомления считается дата получения письма контрагентом.

Распространенные формы передачи официальных сообщений

Заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении . Как правильно составить опись вложения , читайте по ссылке. В этом случае второй экземпляр описи с отметкой почты и уведомление о вручении будут документами, подтверждающими, что уведомление направлено. Этот способ не обязательно прописывать в договоре. Он принят по умолчанию. Суд всегда признает, что контрагент был уведомлен, если предъявить уведомление о вручении. Таким образом нужно уведомлять контрагентов, с которыми у Вас нет договорных отношений.

Заказным письмом с описью вложения, направленным по адресу регистрации (юридическому адресу) . В этом случае подтверждать факт извещения будет второй экземпляр описи с отметкой почты. Практика показывает, что такой способ также признается судом. Таким способом, например, направляются налоговые декларации, официальные письма в государственные и судебные органы.

Электронным письмом с электронной подписью . Факт уведомления подтверждается системой передачи электронных сообщений, через которую Вы направляете информацию.

Абсолютно надежными можно считать только эти три способа. Последующие варианты основаны на подтверждении составления и отправки писем внутренними документами компании (Актами). Хотя с формальной точки зрения такие акты могут быть признаны судом в качестве доказательства, но могут и не быть признаны. Ответственные документы лучше отправлять одним из этих трех способов, приведенных выше.

Заказным письмом по адресу регистрации (юридическому адресу) , или другому адресу, указанному в договоре. Квитанции об отправке такого письма будет недостаточно для подтверждения факта информирования. Необходимо как-то подтвердить, что было в отправленном письме. Для отправителей - юридических лиц типичным способом является акт, содержащий описание передаваемой информации и дату отправки, подписанный двумя сотрудниками, в котором отражается содержимое письма. Сотрудники не считаются зависимыми или аффилированными по отношению к компании или организации, в которой они работают, так что они могут быть вызваны в суд в качестве свидетелей, где и подтвердят содержимое направленного письма. Для отправителя - физического лица такой способ неприемлем, так как показания самого человека не будут приняты судом. Вообще, для физического лица приемлемы только первые три способа.

Для этого метода в договоре нужно прописать, например: "... Информация направляется Почтой России заказным письмом на адрес, указанный в настоящем договоре, о чем составляется акт за подписью двух сотрудников. Датой уведомления считается дата отправки плюс две недели на доставку письма."

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.

Еще статьи

Экономическое обоснование. Пример, шаблон, образец. Советы, рекомендац...
Как правильно составить экономическое обоснование? Рекомендации с примерами....

Обоснование. Составление, написание. Советы, рекомендации, инструкция...
Как написать, составить обоснование? Как обосновать предлагаемое решение?...

Техническое обоснование. Пример, шаблон, образец. Советы, рекомендации...
Как правильно составить техническое обоснование? Рекомендации с примерами....

Планерка, оперативка, оперативное совещание. Организация, проведение...
Как организовать и проводить утреннюю пятиминутку (оперативное совещание). Прави...

Что подарить руководителю, коллеге, сотруднику. Подарок начальнику, по...
Что подарить коллеге? Советы, рекомендации. Личный опыт...

Управление длительными, долгими, продолжительными проектами. Менеджмен...
Управление продолжительными объемными проектами. Технологии проектного менеджмен...

Организационные структуры. Сравнение. Оптимальный вариант. Эффективная...
Какая модель управленческой организационной структуры наиболее эффективна? На ка...

Линейно-функциональная, дивизионная, матричная организационные структу...
Описание линейно-функциональной, дивизионной и матричной организационных структу...

Договорные отношения. SMS и электронная почта - юридически значимое уведомление контрагента

Актуально на 01.06.2009 г.

Возможность уведомления клиента в рамках договора по СМС или электронной почте.

В соответствии с п.1 ст.6 ГК РФ в случаях, когда отношения сторон прямо не урегулированы законодательством или соглашением сторон и отсутствует применимый к ним обычай делового оборота, к таким отношениям, если это не противоречит их существу, применяется гражданское законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона).

В ГК РФ понятие письменной формы раскрывается применительно к форме договора. Так, в ст.160 ГК РФ указано, что сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицами, совершающими сделку.

В отношении письменной формы уведомления следует исходить из того, что под словом «письмо», «письменный» понимается «написанный текст, посылаемый для сообщения чего-нибудь кому-нибудь», «система графических знаков для передачи, запечатления речи».

В соответствии со ст.2 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи» (в ред. от 2 ноября 2004 г.) под электросвязью понимаются любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.

Например, SMS-сообщение представляет собой короткое текстовое сообщение, передаваемое по радиосистеме посредством электросвязи.

Договором транспортной экспедиции может быть предусмотрен порядок и условия уведомлений с использованием средств факсимильной или электронной связи (передачи SMS-сообщения либо письма по электронной почте) если иное не установлено законодательством .

Например, предъявление претензий экспедитору, уведомление об утрате, о недостаче или повреждении (порче) груза и т. д.

В данном случае важен характер и содержание уведомления . Возможно, по определенным событиям Вам необходимо получить (и при необходимости предъявлять) доказательства письменного уведомления контрагента о наступлении какого-либо события. В случае с SMS-сообщениями отправитель получает только электронное уведомление оператора связи о факте доставке SMS-сообщения на телефон адресата. Соответственно, на наш взгляд, информацию о существенных событиях целесообразно дублировать в письменном виде, например, через Почту России.

Таким образом, предусмотрев данные способы уведомления клиента договором транспортной экспедиции, SMS-сообщение или письмо по электронной почте можно рассматривать как надлежащую форму письменного уведомления, передаваемого посредством электросвязи конкретному клиенту, за исключением случаев иного порядка уведомления, прямо предусмотренного законодательством.

Статьи по аналогичной теме.

1. Договорные отношения. Апостиль документов иностранного юридического лица.
2.

Мы обсудили, какие вопросы обязательно нужно включить в повестку дня общего собрания собственников и какие пункты включать не стоит ни при каких условиях. В сегодняшней статье мы расскажем о способах уведомления о проведении ОСС .

Сроки уведомления о проведении ОСС

Срок уведомления для общих собраний собственников одинаков для всех форм ОСС - очное ли оно, заочное или очно-заочное. Согласно п. 3 ст. 45 ЖК РФ , он составляет не менее 10 календарных дней до даты проведения собрания. Продлять срок уведомления нельзя.

А вот уведомлять о проведении ОСС можно разными способами. Классический способ предписан п. 4 ст. 45 ЖК РФ : инициатор собрания направляет сообщение собственнику каждого помещения (и жилого, и нежилого) заказным письмом, вручает лично под роспись или размещает в помещении МКД так, чтобы оно было доступно каждому собственнику дома. Этот же пункт указанной статьи уточняет, что общее собрание собственников может выбрать другой способ уведомления.

Подпись собственники ставят в «Реестре вручения собственникам помещений в многоквартирном доме сообщений о проведении общего собрания». Необходимо сделать два отдельных реестра: для юридических лиц и для физических лиц.

Другие способы уведомления допустимы, если они установлены в договоре управления, в уставе ТСЖ, одним из предыдущих решений ОСС. Сообщение о проведении ОСС может быть в виде:

• простого, не заказного, письма, которое опускают в почтовый ящик;
• электронного письма;
• размещения на информационном стенде или в интернете;
• уведомления в ГИС ЖКХ или в другой информационной системе - только убедитесь, что все собственники имеют к ней доступ и согласны на это. Норма действует с 1 января 2017 года.

Обобщим, главное - согласовать вопрос сообщения о проведении ОСС в договоре управления, уставе ТСЖ или на общем собрании. Если это не сделать, то другой способ уведомления (кроме заказного письма и уведомления под роспись) может быть признан судом нелегитимным, и все решения по собранию собственников тоже признают недействительными.

Сообщение о проведении ОСС , согласно приказу Минстроя России от 31.07.2011 N 411 , должно содержать информацию о(об):

• инициаторе собрания,
• форме проведения (выберите очную, заочную и очно-заочную форму),
• дате, месте и порядке ознакомления с информацией,
• дате окончания приёма решений и месте, куда их передавать - если вы остановились на заочной форме проведения ОСС,
• правилах и месте изучения материалов ОСС.

Согласно п. 4 ст. 47.1 ЖК РФ , если вы применяете ГИС ЖКХ (такая возможность появится только с 1 января 2017 года) при проведении собрания в форме заочного голосования , в сообщении укажите:

• для ЮЛ: наименование, организационно-правовую форму, место нахождения, почтовый адрес, телефон, сайт в интернете;
• для ФЛ: ФИО, паспортные данные, место постоянного проживания, телефон, email;
• место и адрес администратора ОСС;
• дату, время начала и окончания проведения голосования с применением ГИС ЖКХ;
• порядок приёма решений собственников (оформляются в письменной форме).

Оформление сообщений о проведении ОСС

Если текст не помещается на одну страницу, рекомендуем сделать двустороннюю печать. При этом обязательно пропишите внизу страницы, что документ двусторонний и заполнить нужно обе стороны.

Поработайте над оформлением текста: выделите главные слова жирным шрифтом или напишите курсивом, наберите текст названия документа заглавными буквами. Рекомендуем использовать стандартные шрифты: русский Times New Roman или Arial.

Среди собственников помещений МКД могут быть пожилые люди, позаботьтесь о них и выберите комфортный размер шрифта. Оптимальным считается размер в диапазоне от 12 до 14 пунктов.

Если среди собственников МКД нет пожилых людей, чтобы текст уведомления о проведении ОСС поместился на одном листе, советуем уменьшить размер шрифта до 8-9 пунктов.

Секреты общения с собственниками

Уделите отдельное внимание очным встречам с собственниками, заранее составьте базу вопросов, в том числе и по повестке дня. Это поможет вам понять, каким проблемам на собрании нужно уделить больше внимания, заранее подготовить аргументы, да и в целом понять настроение собственников.

Например, вам предстоит провести ОСС , в повестку дня которого вынесен вопрос о выборе совета МКД. Спросите у собственника:

• давно ли он живёт в этом МКД,
• знаком ли с соседями,
• какие проблемы доверит решать Совету МКД,
• согласен ли он назначить Совету МКД вознаграждение за работу,
• может ли Совет дома решать вопросы о текущем ремонте ОИ в МКД и т.д.

Не будьте навязчивыми, обращайте внимание на настроение человека, открывающего вам дверь. Представьтесь, поинтересуйтесь, удобно ли говорить, если человек не готов общаться, спросите, когда вы сможете зайти.

Если дверь открыл ребёнок, узнайте, дома ли взрослые. Если нет - зайдите в другой раз. Также не рекомендуем сообщать о собрании и выдавать бюллетени нетрезвым людям, ничего хорошего из этого не выйдет, просто зайдите в другой день.

Общаться с собственниками помещений в МКД полезно для управляющих организаций. Только при личных встречах можно составить представление о людях, определить возможные кандидатуры для старшин дома, членов Совета МКД.

С особым вниманием рекомендуем отнестись к ответам на скользкие вопросы. Не нужно говорить, что «с самого начала у вас была какая-то тактика, и вы её придерживались», вежливо поблагодарите за вопрос и заметьте, что постараетесь решить его в ближайшее время.

Если вы узнаёте, что собственник не сможет присутствовать на очном собрании, вручите ему бюллетень и объясните, в какие сроки заполнить и куда отнести. Если на ОСС нужно добиться определённого, удобного вам результата, можете заметить, что большинство собственников, с которыми вы уже пообщались, выступают против/за <назовите вопрос, который хотите продвинуть>.

Помните, если в течение срока сбора решений кворум не удалось набрать, инициатор собрания может повесить уведомление о продлении срока заочного голосования.

Если у вас остались вопросы, вы всегда можете обратиться к нам за консультацией. Мы помогаем УО, ТСЖ и ЖСК соответствовать ФЗ №209 о ГИС ЖКХ (). . А также помогаем . Будем рады помочь и вам!